Le Guide de l'emploi associatif des Alpes de Haute Provence

Ce guide dynamique, pédagogique et éducatif est destiné aux dirigeants d'associations désireux d'embaucher ou d'accroître leurs connaissances en matière de gestion de l'emploi. Il a été conçu pour  apporter un maximum d'informations générales et techniques sur l'emploi associatif et les règles qui en découlent.

Ce site vous permettra de découvrir son contenu ainsi que la liste des structures [en bas de page] qui ont le guide en leur possession et qui pourront le mettre à votre disposition pour consultation.

La première mise à jour du "Guide de l'Emploi Associatif" est désormais disponible!

Les nouvelles fiches et celles qui ont été modifiées sont signalées d'un .

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Bonne navigation et bonne lecture.

CARACTERISTIQUES PRINCIPALES

• l'association est une convention, un contrat de droit privé entre adhérents. Le texte de référence sont les statuts ;

• pas d'obligation de déclarer l'association (association de fait ou association déclarée ?), mais dans ce cas, pas de capacité juridique ;

• l'association est un groupement permanent, c'est à dire que même si les membres changent, l'association poursuit son fonctionnement (les contrats restent valides, on ne réécrit pas tous les contrats) ;

• non lucrativité : l'objet principal de l'association n'est pas la recherche du profit ;

• non partage des bénéfices : les gains que l'association réalise ne doivent pas permettre l'enrichissement personnel de ses membres, ni pendant la vie de l'association, ni à la dissolution ;

• l'objet est sans limite : liberté totale de l'objet associatif, sauf porter atteinte à l'ordre public et être contraire aux bonnes moeurs ;

• l'association déclarée obtient le statut de personne morale lors de la parution au Journal Officiel.

POSSIBILITES

Le fait de déclarer une association en tant que personne morale permet à celle-ci d'obtenir la capacité juridique qui l'autorise à :

• Ester en justice,
• Recevoir des dons manuels ainsi que des dons d'établissements d'utilité publique,
• Acquérir à titre onéreux,
• Posséder et administrer.

L'association, déclarée devient donc un acteur économique à part entière avec toutes les responsabilités que cela lui confère.

RESPONSABILITE CIVILE

Elle est engagée chaque fois que l'association crée un dommage à autrui. L'association doit alors réparer ce dommage.

Les associations ont, vis à vis de leurs adhérents et usagers, mais aussi du public qu'elles reçoivent, une obligation générale de sécurité, de prudence et de diligence. L'association engage sa responsabilité civile si la victime d'un dommage peut établir que celui-ci a été provoqué par une faute d'organisation.

A ces obligations de sécurité, de prudence, de diligence, il faut ajouter l'obligation de surveillance vis à vis des enfants et des mineurs.

Les clauses limitatives :
Il est fréquent que les associations introduisent dans leurs statuts ou sur des documents à l'intention des usagers, des clauses qui restreignent le contenu de leur obligations et, par conséquent, de leur responsabilité. Par exemple : " l'association décline toute responsabilité en cas de … ".
La jurisprudence restreint considérablement la portée de telles clauses en les écartant lorsqu'elles tendent à limiter ou à supprimer une obligation essentielle et lorsque ces clauses ne sont pas assez connues des pratiquants par manque d'information.

RESPONSABILITE PENALE

Elle suppose une faute pénale, c'est à dire une infraction à une règle prescrite par une réglementation : code de la route, code pénal…

Elle relève de la compétence des juridictions répressives et se mesure à la gravité de l'acte commis.
Elle est sanctionnée par une peine frappant la personne (amende, mise en détention) mais aussi, depuis 1993, l'association fautive (amende, dissolution judiciaire).

L'association pourra être poursuivie pour des infractions de négligence ou d'imprudence, notamment lorsqu'un accident entraînera un homicide ou des blessures involontaires résultant de la non application d'une règle de sécurité.

Mais cette reconnaissance de la faute pénale d'une association n'exonère pas les dirigeants qui pourront être reconnus responsables individuellement ou solidairement. Les clauses limitatives sur la responsabilité pénale que l'on trouve dans certains statuts n'ont aucune valeur juridique.

L'IDEE DE L'EMBAUCHE

Il offre l'opportunité de comprendre la réalité du terrain afin de favoriser l'émergence des potentialités et carences de la zone étudiée.

L'élaboration d'un diagnostic peut notamment porter sur:

L'ENVIRONNEMENT SOCIAL

· l'identification des publics, des usagers;
· les attentes des membres, le projet associatif et ses évolutions;
· les partenaires, la connaissance des politiques locales et leurs acteurs.

L'ENVIRONNEMENT ECONOMIQUE

· les activités existantes;
· l'étude des besoins;
· le recensement des équipements et leur fonctionnement;
· la détermination des coûts des pratiques;
· les capacités financières de la structure;
· les conditions réglementaires de mise en oeuvre des pratiques.

L'ENVIRONNEMENT HUMAIN

· les ressources humaines.

Le diagnostic constitue donc la base d'une démarche de projet. Il permet de susciter, valider, affiner, orienter le projet associatif et de définir les stratégies de mise en oeuvre.

• Employer un salarié est-il vraiment nécessaire ?

• Avant d'embaucher, le Président a t'il réfléchi sur ce qu'implique réellement un emploi en terme d'accompagnement / suivi et qui va l'assumer ?

• Pourquoi employer plutôt que de faire appel à du bénévolat ?

• Une association est - elle soumise aux mêmes obligations qu'une entreprise traditionnelle ?

• Nous sommes nous posés la question du temps que va prendre la démarche d'embauche ?

• A - t'on bien pris en compte tout le volet financier lié au futur emploi ?

• Je viens d'être élu administrateur, suis - je obligé d'assumer l'emploi contracté par le précédent Conseil d'Administration ? Et ceci dans les mêmes conditions ?

• Devenir employeur à part entière est-ce la solution adéquate ?

• Ne vaut-il pas mieux faire appel à un intervenant extérieur ?

• L'association et tous ses acteurs sont ils préparés à accepter et à assumer ce nouvel emploi ?

• Cet emploi n'implique t-il pas de passer par une autre voie que l'association ?

• Cet emploi est-il réellement nécessaire et possible ?

• ….

Ainsi, plusieurs possibilités s'offrent à vous pour faire intervenir un professionnel :

Soit procéder à une embauche directement au sein même de l'association,

Soit faire appel à des prestataires de services extérieurs :

• Travailleurs indépendants,
• Mise à disposition de personnel de Sport Objectif Plus,

Soit se regrouper pour accéder à l'emploi :

• Groupement d'employeurs

Le choix entre ces trois possibilités est à effectuer en fonction des conditions de réalisation de l'activité de la prise de conscience du potentiel technique, financier, et humain de l'association et des besoins réels de celle-ci à court, moyen, et long terme.

Nous opterons pour notre guide, et très arbitrairement, pour la première solution et nous l'articulerons selon cette démarche, autour des différents aspects à traiter pour devenir employeur.

Pour cela on peut établir le tableau suivant comprenant:

• la liste des tâches à réaliser. Ex: accueillir les adhérents, enseigner le sport, animer une réunion;
• les techniques à mettre en oeuvre (maîtrise de l'outil informatique);
• le niveau d'intervention (perfectionnement, haute spécialisation, gestion de groupe de type surveillance…);
• l'autonomie souhaitée.
  

Il est important également de garder à l'esprit qu'il est nécessaire d'évaluer le niveau de rémunération par rapport à la fonction demandée.

Deux types de démarches sont à poursuivre :

EN FAVEUR DE L'ASSOCIATION

Se déclarer auprès du centre de formalités des entreprises ou du guichet unique pour l'emploi, afin d'obtenir un numéro de SIRET/SIREN - APE/NAF et une affiliation à l'Urssaf et aux Assedic (un dossier spécial association est disponible à l'Urssaf, imprimé CERFA N° 900193).

S'affilier à une caisse de retraite complémentaire et s'identifier auprès des services fiscaux.

A L'ATTENTION DU SALARIE

Il faut avant chaque embauche procéder à une Déclaration Unique d'Embauche (DUE) auprès de l'Urssaf et répondre aux différentes formalités :

· établir le contrat de travail,
· respecter les conditions de mises en oeuvre des différents contrats aidés et qui pour certains comprennent des modalités et échéanciers particuliers,
· procéder aux obligations de la médecine du travail.

La future personne embauchée n'a jamais été immatriculée, ou était immatriculée au régime de sécurité sociale des étudiants ou quelle se prétend immatriculée mais ne possède pas de carte d'immatriculation.
L'immatriculation à la sécurité sociale doit donc être demandée dans les plus brefs délais (8 jours maximum après l'embauche ou le commencement du travail). Imprimé CERFA N° 50560#01.

Il existe toutefois un dispositif d'accompagnement aux formalités liées à l'embauche et à l'emploi associatif :

Le service de sous-traitance de la paie de Sport Objectif Plus.

Dans un premier temps il est nécessaire de bien rédiger l'annonce de l'offre d'emploi :

• L'organisation : le nom, le secteur d'activité, l 'effectif global, les stratégies d'évolution et les orientations futures, le positionnement par rapport à l'environnement (pouvoirs publics, autres structures de l'économie sociale et solidaire…), la moyenne d'âge, les points forts du secteur d'activité concerné.

• Le poste : création ou substitution, titre et fonction, missions, activités secondaires confiées, conditions de travail (contrat, rémunération, horaires), formation prévue, responsabilités et position hiérarchique, lieu de travail, date d'embauche, possibilité d'évolution.

• Le candidat : âge idéal (mini-maxi), niveau de qualification, expériences professionnelles, compétences, qualités personnelles, permis de conduire.

• Comment répondre : écrire (lettre manuscrite, CV, photo, prétentions salariales, etc…) ou téléphoner à, N° de référence :

Toutes ces données sont importantes car elles permettent d'éclaircir bon nombre de données et de procéder à une première sélection.

Dès lors, il faut choisir le mode de diffusion de cette offre : APEC/ANPE, cabinets de recrutement, presse et médias, Internet, la Bourse d'Emploi spécifique aux métiers du sport et de l'animation socio-culturelle de Sport Objectif Plus.

Le choix est fonction de la politique de recrutement adopté, du choix de la communication de l'association employeur et du profil recherché.

Vient ensuite toute la phase de recrutement à proprement parlé :

La pré-sélection : il s'agit d'un tri pour ne conserver que les meilleurs dossiers de candidature. Il est effectué en fonction des critères définis lors de l'étude du poste et du profil. Cette étape élimine environ 90% des candidatures. Cette phase doit être rapide (environ 10 jours).

L'entretien : la première rencontre est une prise de contact (45 mns minimum). La commission de recrutement devra valider le parcours du candidat et l'interroger sur sa personnalité. Il pourra également lui poser des questions de mise en situation.

Bien souvent les premiers entretiens se déroulent en trois temps : savoir, savoir-faire, savoir-être.
Il est important que le recruteur présente la structure, le poste et ses enjeux lors de ce premier entretien.

Les tests de recrutement :

Ce sont des outils d'évaluation du personnel. Ils apportent une aide à la décision mais servent aussi à évaluer l'adéquation des compétences et traits de personnalité avec le poste.

Il existe différents tests :

• d'aptitude spécifiques (mémoire, manipulations…) pour mesurer le niveau de performance du candidat
• d'aptitudes cognitives (mesure l'aptitude à l'acquisition des connaissances)
• de personnalités (mesure certains aspects de la personnalité pour obtenir un profil de personnalité)
• mise en situation (discussion sur un sujet donné, jeux de rôles…)

II. F) LE CONTRAT DE TRAVAIL

La nature du contrat CDI ou CDD est liée à la nature du poste à pourvoir. En effet, le recours au CDD est strictement limité au :

• remplacement d'un salarié ;
• accroissement temporaire d'activité ;
• travaux temporaires par nature (saisonnier, usage).

Le contrat de travail est obligatoirement écrit (conseillé pour le CDI à temps complet) et constitue une pièce juridique qui vient attester du niveau de contractualisation entre l'employeur et le salarié. Il précise :

• la nature du contrat (CDD ou CDI) ;
• la période de travail (durée du contrat, horaires de travail) ;
• la qualification du poste au sens de la convention collective applicable s'il y a lieu ;
• la nature des tâches exécutées (profil de poste) ;
• les éléments de la rémunération ;
• divers articles obligatoires notamment pour les contrats de travail à temps partiel et les spécificités liées à la structure, à l'emploi.

Il est validé par la signature de deux parties et toute clause illégale est réputée caduque.

Le contrat de travail organise l'intervention du salarié, décrit les hiérarchies dans la structure, pose éventuellement les bases de l'évaluation du travail effectué (objectifs à atteindre par exemple), et prévoit la durée de la période d'essai.

La responsabilité civile de l'association (administrateurs, membres, salariés, entre eux et face aux tiers)

Le dirigeant est en principe titulaire d'un mandat qui lui est confié. Aussi, si celui ci commet une faute dans l'exercice de ses fonctions, il engage la responsabilité de l'association, sauf 4 cas bien distincts :

• s'il n'a pas agi au nom et pour le compte de l'association,
• s'il est sorti du cadre de l'objet initial de l'association,
• s'il est sorti de ses attributions,
• s'il a commis une faute particulièrement grave.

La responsabilité pénale des dirigeants (personnes physiques) ou de l'association

Elle a pour objet de réprimer un comportement jugé dangereux pour la société. Elle n'est engagée que pour les infractions prévues au Code pénal. Depuis 1993, l'association peut être poursuivie pénalement pour avoir commis une infraction pénale ; la peine s'échelonne alors de l'amende à la dissolution.
La responsabilité pénale de l'association n'exclut en aucun cas celle des dirigeants à titre personnel.
L'embauche de salariés dans l'association entraîne également un nouveau champ de réglementation à respecter ; celui du social (Code du travail, convention collective…).

La responsabilité financière :

En cas de faillite de l'association, les dirigeants peuvent être amenés à combler le passif de leurs propres deniers si le tribunal établit qu'ils ont commis des fautes de gestion à l'origine de l'insuffisance d'actif de l'association.
Dans ce cas, la faute engage la responsabilité personnelle de celui qui l'a commise, et notamment qu'il soit dirigeant de droit ou de fait.

Les responsabilités risques et assurances : les associations sont tenues d'être assurées. Il est donc conseillé de contracter des assurances adaptées afin de pouvoir faire face, le cas échéant, à la mise en cause de la responsabilité de la structure ou des personnes avec lesquelles elle travaille.

Il conviendra donc d'identifier au mieux les risques encourus, de vérifier leurs couvertures par l'assurance de l'association et veiller à organiser le lien de subordination avec le(s) salarié(s) ainsi que l'environnement légal obligatoire comme dans toute entreprise.

Cela élargit ainsi la notion de responsabilité à la gestion des ressources humaines (financements, évolution de carrière, qualification, pérennité de l'emploi…).

Lorsqu'une association a franchie le cap de la décision d'embaucher, il faut automatiquement qu'elle prenne en compte plusieurs facteurs primordiaux, voire vitaux, pour que ce nouvel arrivé s'intègre au mieux au sein de la structure, y trouve sa place et s'y épanouisse en tant que maillon de l'association.

RELATION BENEVOLES / SALARIE

Souvent, on entend dire que la présence de personnes salariées au sein d'une structure associative est contraire à la " loi de 1901 ", ou encore que l'emploi associatif amène le bénévolat à sa mort…

Dès lors, on comprend mieux qu'il puisse s'instaurer une ambiance qui ne soit pas bénéfique au bon déroulement de la vie de l'association.

Or, souvent le bénévolat à besoin d'avoir recours à un personnel salarié pour pouvoir déléguer certaines tâches plus techniques ou administratives, lui permettant ainsi de mener pleinement son activité de force vive et de moteur de l'association.
Permettre une véritable fusion entre ressources salariées et bénévoles peut s'avérer être un véritable atout pour la structure.

Pour cela, il faut que l'association jouisse d'une réelle vitalité et que cette nouvelle relation soit gérée en toute clarté.
Bien éclairer chaque catégorie sur son rôle propre au sein de l'association peut permettre de parer à ce genre de situation :

• les liens hiérarchiques (auprès de qui on rend compte);
• les moments de rencontre ou de circulation de l'information;
• la clarification des rôles de chacun:
• le personnel salarié a été recruté pour apporter une plus-value technique,
• les instances élues ont une légitimité institutionnelle,
• l'exécutif élu est délégataire de l'Assemblée Générale, laquelle prend des décisions sans pour autant rechercher un consensus avec son personnel salarié,
• le personnel salarié dépend, à travers le président, de l'exécutif qui joue le rôle d'employeur.
• seul le président est responsable du fonctionnement de l'association devant l'Assemblée Générale.
• l'utilisation des ressources matérielles (gestion des lieux, de l'équipement informatique).

LE SUIVI DU SALARIE

Il est primordial d'attribuer un référent au salarié pour que celui ci bénéficie d'une écoute et d'un suivi particulier.

Ce référent doit pouvoir apporter des éclaircissements au salarié que ce soit sur son travail à proprement parler ou sur son cadre de travail en général. C'est en quelque sorte son repère dans la structure, et c'est sur lui qu'il va s'appuyer, surtout dans la phase de commencement, pour se sentir à l'aise et maîtriser son cadre de travail.

Ce référent mandaté au préalable, aura pour missions essentielles de veiller au suivi et à l'évaluation du salarié dans ses fonctions, de l'accompagner dans son plan de formation ou Validation des Acquis de l'experience (V-A-E), de participer aux négociations en cas de conflits, ou encore de représenter l'association devant les prud'hommes (si un pouvoir relatif à cet effet lui a été adressé par le président).

Est considérée comme salaire, toute prestation quelle que soit sa nature (espèces, nature…) versée en contrepartie d'un travail. Ces sommes ont donc soumises à cotisations.

Il existe donc un lien entre rémunération et tâche accomplie qui définit cette notion de salaire. Par conséquent seront considérés comme remboursements de frais, les seules sommes qui découlent de l'accomplissement d'une tâche qu'elle soit faite à titre bénévole ou salariée et qui soient bien entendues réelles et justifiées.

REMBOURSEMENT DE FRAIS

Le règlement intérieur, la convention collective du travail ou le droit social déterminent les conditions de prise en charge des frais dits " de mission " (déplacements, hébergement, repas, documentation…).
Dans tous les cas, il est nécessaire de constituer une pièce comptable (facture, fiche de mission) à la disposition des instances de contrôle.

LE SALAIRE - LE STATUT

Dans le cas de prestations en nature, il conviendra d'évaluer les avantages ainsi fournis et d'en réintégrer le montant dans la base des cotisations.

Par ailleurs, l'étude du lien de subordination entre l'association et l'intervenant déterminera l'affiliation au régime des salariés ou des travailleurs non salariés dits " indépendants ".

Pour les salariés, quatre grands domaines de cotisations sociales ou fiscales existent :

• le régime de sécurité sociale (maladie, vieillesse, accident de travail, allocations familiales, FNAL…) ;
• le régime d'assurance-chômage (Assedic) ;
• le régime obligatoire de retraite complémentaire (cadre ou non cadre) ;
• les cotisations de formation professionnelle et de taxe sur les salaires.

La fiche de paye, mensuelle, doit comporter l'ensemble des éléments de paye, de cotisations sociales et doit préciser notamment le temps de travail, la convention collective de référence, la période indemnisée, l'identité de l'employeur, du salarié.

LE SALAIRE BRUT

Il regroupe le salaire de base (en général un nombre d'heures multiplié par un taux horaire qui ne saurait être inférieur au SMIC ou au minimum conventionnel), les primes dues (précarité 6% pour certains contrats à durée déterminée), indemnités de congés payés (sur la base de 10% du salaire brut).

LES BASES DE COTISATIONS

Ce sont les montants sur lesquels sont calculés les cotisations, ils peuvent varier suivant les régimes (Urssaf, Assedic, retraites complémentaires).
Par ailleurs, certains secteurs d'activités (sport particulièrement) ou types de contrats de travail (CES-CEC-CIE-temps partiel…) peuvent bénéficier de bases forfaitaires ou réduites.

LES TAUX DE COTISATIONS

Ils concernent les cotisations salariales ou patronales et sont soumis à variation. Il est donc nécessaire de se tenir régulièrement informé auprès de revues spécialisées ou de caisses de cotisations.

LE NET A PAYER

Il correspond au salaire brut diminué des retenues de cotisations salariales. Il faut le différencier du net fiscal qui réintègre lui, la cotisation CSG non déductible.

Par ailleurs, il peut indiquer les cumuls de l'année, les congés payés (acquis ou pris).

• Registres et affichages

L'association employeur est tenue de posséder et tenir à jour un certain nombre de registres et documents. Il peut s'agir de documents soit à communiquer ou à tenir à disposition de l'inspecteur du travail, soit à afficher sur le lieu de travail.

• La gestion des absences

• Le temps de travail

Evaluation des risques professionnels :

Tout employeur est tenu de préserver la santé et la sécurité de ses salariés sur leur lieu de travail.
L'association devra donc organiser elle même la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles au sein de sa structure.

(En savoir plus : Service prévention de la CRAM SUD-EST - 04 91 85 85 36)

• Calendrier des obligations sociales de l'employeur.

La retraite, avec toute fois une distinction à faire entre départ à la retraite, mise en retraite et la retraite progressive,

Cas de rupture anticipée :

Etre employeur implique forcement une part de risque liée aux litiges. Avoir la responsabilité employeur ramène donc à une forte idée de gestion des ressources humaines pour éviter d'arriver à des situations extrêmes pouvant aller devant les tribunaux.

Il faut donc bien prendre ne considération toutes les phases vu précédemment et les appliquer du mieux possible pour empêcher des incompréhensions qui peuvent ensuite aboutir sur des conflits judiciaires.

L'employeur revêt donc là encore un aspect préventif très important.

La prévention / Gestion des Ressources Humaines :

Il est primordial que l'employeur s'assure que toutes les étapes énoncées antérieurement aient bien été appliquée, et qu'il veille au respect mutuel des applications qui en découle.

Les sanctions encourues :

Dans le cas ou l'une des deux parties ne respecterait pas certains des termes du contrat de travail, un recours devant le conseil des prud'hommes est possible, aussi bien par l 'employeur que pour le salarié. Il en découle souvent des sanctions financières conséquentes.

Professionnalisation de la fonction employeur :

Face à toutes les modalités de mise en oeuvre et de gestion de l'emploi associatif, il apparaît qu'une professionnalisation des dirigeants bénévoles est de plus en plus indispensable.

Syndicats employeurs et salariés :

Certains organismes de défense des intérêts des employeurs et des salariés existent pour être à l'écoute et représenter ces catégories lors de négociations ou conflits (ex : SNOGAEC, UNODESC…)

Les aides à l'emploi

Différentes aides ont été mises en place pour faciliter l'accès à l'emploi. On peut distinguer trois catégories d'aides à l'emploi :

Les contrats aidés : ils ont pour objet de proposer différentes mesures adaptées au marché du travail en vue de rendre l'embauche d'un salarié en difficulté d'insertion. Ils permettent à l 'employeur de bénéficier de certains avantages, selon des critères biens définis (exemples : CES, CEC, Adulte relais, contrats de qualification, CIE,…)

Les mesures d'allègement des charges : il s'agit de mesures permettant de favoriser l'embauche d'un salarié par une réduction partielle des cotisations de Sécurité Sociale (exemples : allègement Fillon, bases forfaitaires…)

Les subventions d'embauche : certaines collectivités territoriales allouent des subventions liées à l'embauche pour permettre un meilleur développement économique de leur zone d'intervention.

Les services facilitateurs d'emploi

A ces différentes aides, on peut également ajouter l'intervention de certains organismes extérieurs prestataires de services qui peuvent alléger la démarche de l'association employeuse :

• Service de mise à disposition de Sport Objectif Plus
• Service de sous-traitance de la paie de Sport Objectif Plus
• Le chèque emploi associatif

Ont participé à l'élaboration de ce guide :

• La Direction Departementale du Travail de l'Emploi et de la Formation Permanente des Alpes de Haute Provence [DDTEFP 04]
• La Direction Départementale de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative [DDJS 04]
• Le Conseil Régional PACA
• Le Conseil Général des Alpes de Haute Provence
• L'Union de Recouvrement de cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales [URSSAF 04]
• Le Collectif Associatif 04
• La Fédération des Oeuvres Laïques[FOL 04]
• L'Agence Nationale pour l'Emploi [ANPE 04]